Pertemuan Sosialisasi Kantor Berhias, GNSTA dan SOP Bagian Tata Usaha BBTKLPP Yogyakarta


Pada tanggal 3 Juli 2019 BBTKLPP Yogyakarta menyelenggarakan Pertemuan Sosialisasi Kantor Berhias, GNSTA dan SOP Bagian Tata Usaha. Pertemuan ini dilaksanakan di aula lantai 3 kantor BBTKLPP Yogyakarta.

Acara diawali dengan sosialisasi SOP Bagian Tata Usaha yang disampaikan oleh Bagian Kepegawaian Christina Handayani, S.H. SOP yang disampaikan adalah SOP Absensi dan SOP Cuti. Ada beberapa pertanyaan dan masukan yang disampaikan, yaitu dari Nadia Regina Martanti, S.K.M., Indah Nur Haeni, S.Si., M.Sc, dr. Ratna Wijayanti dan Heldhi Broto K, S.K.M.

Acara dilanjutkan dengan sambutan dari Kepala BBTKLPP Yogyakarta, Dr. dr. Irene, M.K.M. Dalam sambutannya disampaikan ucapan terima kasih dan selamat datang kepada narasumber dr. Desak Made Wismarini, M.K.M. dan jajarannya dari Biro Umum yang bersedia hadir untuk mengawal persiapan kantor berhias dan GNSTA (Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip). Acara ini menindaklanjuti pertemuan pada tanggal 24 Juni 2019  yang telah ditandatangani kesepakatan bahwa BBTKLPP Yogyakarta akan segera menerapkan GNSTA. Untuk kantor berhias meskipun sudah beberapa kali dilakukan sosialisasi namun belum ada satupun kantor yang menerapkan. Diharapkan BBTKLPP Yogyakarta menjadi yang pertama menerapkan kantor berhias ini. Peserta pertemuan adalah seluruh ASN, PPNPN dan outsourching BBTKLPP Yogyakarta serta dari KKP Yogyakarta.

Sambutan kedua oleh dr. Desak Made Wismarini, M.K.M., Kepala Biro Umum yang menyampaikan tentang Salam Revolusi Mental Bidang Kesehatan. Pesan beliau agar hal tersebut dibiasakan dalam setiap rapat atau pertemuan. Selain itu juga disampaikan tentang Budaya Kerja Harian, yaitu : 1. Satu pekerjaan selesai setiap hari, 2. Dua kebaikan minimal setiap hari, 3. Tiga S : Senyum, Sapa, Salam, 4. Empat menit sebelum pertemuan dimulai harus hadir, 5. Lima R : Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin, termasuk paperless. Tentang arsiparis, belum ada BBTKLPP yang memiliki, BBTKLPP Surabaya baru dalam tahap pengajuan.

Acara dilanjutkan dengan penyampaian materi pertama oleh Kasubbag Pemeliharaan Sarana dan Prasarana, Edwin Arafat. Materi yang disampaikan tentang Gerakan Kantor Berbudaya Hijau dan Sehat (Berhias) di Lingkungan Kantor Kemenkes RI. Aspek dalam kantor berhias adalah kantor ramah lingkungan, efisiensi energi, kearsipan, kesehatan dan keselamatan kerja, dan  5 R. Kantor berhias intinya melakukan kegiatan green office. Kantor berhias merupakan aksi lokal dampak global yang dapat memberikan dukungan terhadap  SDG's. Konsep green office terkait dengan pengelolaan gedung sesuai Permen PU No. 2 Tahun 2015. Konsep penyelenggaraan gerakan kantor berhias adalah rekayasa dukungan sarana dan prasarana, sosialisasi dan penyebarluasan informasi, penilaian mandiri, penilaian internal dan penilaian independen. Tahun 2019-2024 kantor berhias masuk dalam indikator Renstra.

Materi kedua disampaikan oleh Kasubbag Persuratan, Rosa Jaya. Materi yang disampaikan tentang Organisasi Kearsipan. Disampaikan antara lain tentang 9 langkah pelaksanaan GNSTA, Rumusan Kebutuhan Arsiparis, dan Pemusnahan Arsip. Arsip keuangan harus disimpan selama 10 tahun, arsip administrasi cukup 2 tahun. Pemusnahan arsip dapat dikirim ke Ses Unit Utama atau dapat pula dilakukan sendiri dengan catatan sudah mendapat rekomendasi dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Acara dilanjutkan tanya jawab dan diskusi. Pertanyaan diajukan oleh Kepala Bidang PTL, Indah Nur Haeni, S.Si, M.Sc, Kepala Bagian Tata Usaha, Dian Trikoriati, S.T., S.K.M., M.P.H., dan dari KKP Yogyakarta, Romi Arbanani.

Acara ditutup oleh Kepala BBTKLPP Yogyakarta, Dr. dr. Irene, M.K.M. dengan harapan apabila ada pelatihan/workshop tentang kearsipan agar BBTKLPP Yogyakarta diundang. Untuk kantor berhias BBTKLPP Yogyakarta sudah ada anggaran, mudah-mudahan Ibu Made dapat membantu penggunaan anggaran tersebut agar efisien dan tepat. Semoga pertemuan ini membawa manfaat bagi semua.